Chaque autorité territoriale est obligée de constituer un dossier pour chaque fonctionnaire, stagiaire, et agent contractuel. Ce dossier individuel garantit aux agents le droit à la communication et leur permet de connaître les éléments détenus par l’autorité ayant pouvoir de nomination et disciplinaire (art. L137-4 CGFP). La communication de ce dossier est obligatoire avant toute mesure individuelle, qu’elle soit disciplinaire ou non.
Références
- Code des relations entre le public et l’administration
- Code général de la fonction publique (Articles L137-1 à L137-4)
- Décret n° 88-145 du 15 février 1988
- Décret n° 2008-512 du 29 mai 2008
- Décret n° 2011-675 du 15 juin 2011
- Arrêté du 21 décembre 2012 relatif à la composition du dossier individuel des agents publics géré sur support électronique
Composition du Dossier
Principes Généraux
Le dossier individuel doit contenir tous les documents relatifs à la situation administrative de l’agent, depuis son recrutement jusqu’à sa radiation. Il ne peut y avoir qu’un seul dossier par agent, et ce dossier doit contenir toutes les pièces administratives, à l’exception des documents médicaux spécifiques.
Mentions Interdites
Les mentions relatives aux opinions ou activités politiques, syndicales, religieuses ou philosophiques de l’agent sont interdites (art. L137-2 CGFP). Cependant, les autorisations d’absence pour mandats syndicaux, engagements politiques ou fêtes religieuses peuvent être incluses temporairement.
Sanctions Amnistiées ou Effacées
Les sanctions disciplinaires qui ont été amnistiées ou effacées ne peuvent être mentionnées dans le dossier, bien que les faits générateurs puissent y figurer.
Actes Administratifs à Verser au Dossier
Le dossier individuel doit inclure :
- Arrêtés de recrutement, avancement, mutation
- Arrêtés de congé de longue maladie, détachement, congé parental, disponibilité, réintégration, temps partiel, mise à disposition, sanctions disciplinaires, cessation de fonctions
- Fiches annuelles de notation et comptes rendus d’entretien professionnel
- Documents préparatoires comme diplômes, pièces d’état civil, procès-verbaux de jurys, tableaux d’avancement, demandes de mutation, détachement, congé parental, temps partiel, réintégration, lettres de mise en demeure, demandes d’admission à la retraite
Conservation des Documents
Les attestations de formation obligatoire du CNFPT doivent figurer au dossier, ainsi que des documents personnels tels qu’extraits de jugement de divorce, demandes de révision de notation, communication du dossier individuel, précomptes de retraite, recours gracieux ou contentieux, notes de mise en garde.
Tenue du Dossier
Le dossier doit comporter toutes les pièces administratives de l’agent, enregistrées, numérotées et classées sans discontinuité (art. L137-1 CGFP et art. 1er-1 décret n°88-145). Il peut être sous forme papier ou électronique, avec des modalités de dématérialisation fixées par arrêté ou décision de l’autorité territoriale après avis du comité social territorial.
Gestion Dématérialisée
- Liste des documents et catégories de personnels concernés
- Calendrier de mise en œuvre
- Règles de gestion des habilitations
- Fonctionnalités de sécurité et d’interopérabilité
En cas de coexistence de supports papier et électroniques, chaque document doit être conservé sur un seul support.
Classement
Le dossier individuel peut être classé de manière chronologique ou subdivisé en plusieurs sections (ex : renseignements personnels, carrière, discipline, congés). Chaque document doit être numéroté et un bordereau listant tous les documents peut figurer en tête du dossier.
Cas Particulier du Dossier Médical
Il est divisé en deux parties :
- Documents fournis par le fonctionnaire dans le dossier administratif
- Expertises, examens, diagnostics gardés par le médecin du service de médecine professionnelle
Conservation
La durée d’utilité administrative (DUA) du dossier individuel est de 80 ans à compter de la date de naissance de l’agent (art. 2 arrêté du 21 décembre 2012).
Communication du Dossier
Tout fonctionnaire a accès à son dossier individuel conformément à la loi (art. L137-4 CGFP). Cet accès est organisé par le code des relations entre le public et l’administration et spécifiquement prévu dans le cadre des procédures disciplinaires.
Modalités de Consultation
L’agent peut demander la consultation ou la copie de son dossier à tout moment. Si le dossier est dématérialisé, l’agent est informé des conditions de traitement des données personnelles.
- Consultation pendant le temps de travail ou en dehors
- Copie fournie par envoi électronique ou sur support papier
Droits de Rectification
L’agent peut demander la rectification d’informations ou le retrait/ajout de documents à son dossier. Les documents administratifs relatifs à la situation de l’agent doivent être versés au dossier et informés à l’agent.